Niniejszy dokument określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych gromadzonych w związku z działalnością Kancelarii Notarialnej Anny Żurowskiej-Fuks i Jana Machy, prowadzonej w formie spółki cywilnej z siedzibą w Łodzi (93-355) przy ul. Białostockiej 5A, a także w związku z korzystaniem ze strony internetowej notariusz-chojny.pl.
Dbamy o Państwa prywatność i bezpieczeństwo, dlatego wszystkie dane osobowe przetwarzamy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanym dalej „RODO”, oraz ustawą z dnia 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie.
§1. Administrator Danych Osobowych
Administratorami Państwa danych osobowych (dalej jako „ADO” lub „Administrator”) są wspólnie notariusze Anna Żurowska-Fuks i Jan Macha, prowadzący Kancelarię Notarialną w formie spółki cywilnej pod adresem: ul. Białostocka 5A, 93-355 Łódź.
W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych mogą się Państwo kontaktować z nami:
- Telefonicznie: +48 502 406 169 lub +48 502 406 117
- Mailowo: kancelaria@notariusz-chojny.pl
- Pisemnie na adres naszej siedziby.
§2. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych
Państwa dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:
- Dokonywanie czynności notarialnych
- Cel: Realizacja obowiązków nałożonych na notariusza przez ustawę Prawo o notariacie oraz inne przepisy prawa, w tym m.in. sporządzanie aktów notarialnych, aktów poświadczenia dziedziczenia, poświadczeń, protokołów oraz przyjmowanie na przechowanie dokumentów, pieniędzy i papierów wartościowych.
- Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. c) oraz e) RODO w zw. z przepisami ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie. Przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze oraz do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym.
- Zakres danych: Dane identyfikacyjne (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, numer PESEL, seria i numer dokumentu tożsamości, obywatelstwo), dane adresowe, dane dotyczące przedmiotu czynności (np. numer księgi wieczystej, dane pojazdu), a także wszelkie inne dane niezbędne do prawidłowego dokonania konkretnej czynności notarialnej.
- Obsługa zapytań i komunikacja
- Cel: Udzielanie odpowiedzi na zapytania kierowane telefonicznie, mailowo lub za pośrednictwem formularza kontaktowego na stronie internetowej, w tym udzielanie informacji o wymaganych dokumentach i kosztach czynności.
- Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes administratora, polegający na obsłudze korespondencji i budowaniu relacji z klientami) lub Art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy).
- Zakres danych: Imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu oraz inne dane podane dobrowolnie w treści zapytania.
- Wypełnianie obowiązków finansowo-księgowych
- Cel: Wystawianie rachunków lub faktur za dokonane czynności notarialne oraz realizacja obowiązków wynikających z przepisów podatkowych i rachunkowych.
- Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w zw. z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o rachunkowości.
- Zakres danych: Dane niezbędne do wystawienia dokumentu księgowego (imię, nazwisko, firma, adres, NIP).
- Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń
- Cel: Ochrona przed ewentualnymi roszczeniami związanymi z prowadzoną działalnością lub dochodzenie takich roszczeń.
- Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes administratora).
- Zakres danych: Dane niezbędne do wykazania zasadności roszczenia lub obrony praw.
§3. Okres przechowywania danych
Okres, przez który przechowujemy Państwa dane, jest ściśle uzależniony od celu ich przetwarzania:
- Dane przetwarzane w celu dokonania czynności notarialnej (oryginały aktów notarialnych i protokołów) są przechowywane w Kancelarii przez okres 10 lat od daty ich sporządzenia. Po upływie tego terminu są one przekazywane na wieczyste przechowanie do archiwum właściwego sądu rejonowego (wydziału ksiąg wieczystych).
- Dane przetwarzane na potrzeby księgowe i podatkowe przechowujemy przez okres wymagany przepisami prawa, tj. co do zasady przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
- Dane z korespondencji i zapytań, które nie doprowadziły do dokonania czynności notarialnej, przechowujemy przez okres niezbędny do wyjaśnienia sprawy lub do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń, jednak nie dłużej niż 3 lata.
§4. Odbiorcy danych
W związku z realizacją naszych ustawowych obowiązków, Państwa dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:
- Sądom, w szczególności wydziałom ksiąg wieczystych,
- Organom administracji publicznej (np. urzędom skarbowym, starostwom powiatowym, urzędom gmin),
- Stronom czynności notarialnej oraz ich pełnomocnikom,
- Innym notariuszom (w przypadku przesyłania wypisów aktów),
- Podmiotom świadczącym na naszą rzecz usługi wsparcia, takim jak dostawcy usług IT (hosting, poczta e-mail), biuro rachunkowe, operatorzy pocztowi i kurierscy – podmioty te działają na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych i na nasze polecenie.
§5. Prawa osób, których dane dotyczą
W związku z przetwarzaniem przez nas Państwa danych osobowych, przysługują Państwu następujące prawa:
- Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO),
- Prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO),
- Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO).
Ważne ograniczenia: Ze względu na fakt, iż podstawą przetwarzania Państwa danych w celu dokonania czynności notarialnej jest obowiązek prawny, nie przysługuje Państwu w tym zakresie:
- Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) (art. 17 RODO),
- Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO),
- Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania (art. 21 RODO).
Prawa te są wyłączone na mocy przepisów RODO oraz ustawy Prawo o notariacie.
- Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego: Jeżeli uznają Państwo, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy prawa, przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
§6. Obowiązek podania danych
Podanie przez Państwa danych osobowych w celu dokonania czynności notarialnej jest obowiązkiem ustawowym, wynikającym z Prawa o notariacie. Odmowa ich podania uniemożliwi sporządzenie aktu notarialnego lub dokonanie innej czynności.
W przypadku danych podawanych w celach kontaktowych, ich podanie jest dobrowolne, ale niezbędne do uzyskania odpowiedzi od Kancelarii.
§7. Polityka plików cookies
- Nasza strona internetowa może wykorzystywać pliki cookies (tzw. ciasteczka), które stanowią niewielkie pliki tekstowe zapisywane na Państwa urządzeniu końcowym (komputerze, tablecie, telefonie).
- Stosujemy techniczne pliki cookies, które są niezbędne do prawidłowego funkcjonowania serwisu, np. do utrzymania sesji użytkownika. Podstawą prawną ich stosowania jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
- Możemy również stosować analityczne lub marketingowe pliki cookies (np. Google Analytics) w celu zbierania zanonimizowanych danych o ruchu na stronie. Ich stosowanie odbywa się wyłącznie na podstawie Państwa dobrowolnej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), wyrażonej za pośrednictwem banera cookies.
- W każdej chwili mogą Państwo zmienić ustawienia dotyczące plików cookies lub je usunąć za pomocą ustawień swojej przeglądarki internetowej. Zablokowanie niezbędnych plików cookies może jednak wpłynąć na funkcjonalność strony.
§8. Postanowienia końcowe
- Administrator nie stosuje zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania.
- Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej polityce prywatności, jeśli będzie to wynikało ze zmiany przepisów prawa lub zmian technologicznych. Aktualna wersja polityki będzie zawsze dostępna na naszej stronie internetowej.
Data ostatniej aktualizacji: 9 września 2025 r.